Run-of-Show-Vorlage: So planen Sie Ihren Event-Ablauf
Ein Run of Show (auch Ablaufplan, Cue Sheet oder Produktionsplan genannt) ist das Masterdokument, das jeden Moment Ihres Live-Events abbildet. Es ist die zentrale Referenz für Ihr Produktionsteam, Redner, AV-Crew und Stage Manager. Ohne einen solchen Plan können selbst gut geplante Events im Chaos enden.
In diesem Leitfaden erklären wir, was ein Run of Show beinhaltet, zeigen Ihnen ein vollständiges Beispiel für eine Halbtages-Konferenz und erklären, wie Sie Ihren Ablaufplan in einen live synchronisierten Countdown-Timer mit StageTick verwandeln.
Was ist ein Run of Show?
Ein Run of Show ist ein minutengenaues Zeitplan von allem, was während Ihres Events passiert. Er geht weit über eine öffentliche Agenda hinaus. Während Ihre Teilnehmer “9:00 Uhr — Keynote” sehen, enthält Ihr Run of Show, wer den Redner vorstellt, wann das AV-Cue ausgelöst wird, was der Backup-Plan ist, falls der Redner zu spät kommt, und welcher Stage Manager für den Übergang verantwortlich ist.
Stellen Sie sich den Unterschied zwischen einer Speisekarte und einem Rezept vor. Die Speisekarte sagt Ihnen, was serviert wird. Der Run of Show sagt Ihnen genau, wie es zubereitet und serviert wird, Schritt für Schritt, Minute für Minute.
Wichtige Bestandteile
Jeder effektive Run of Show enthält diese Spalten:
- Uhrzeit — die geplante Startzeit für jedes Segment, im 24-Stunden- oder AM/PM-Format.
- Segment — der Name des Blocks (Keynote, Pause, Panel usw.).
- Redner / Verantwortlicher — wer für dieses Segment zuständig ist.
- Dauer — wie lange das Segment dauern soll.
- Anmerkungen / Cues — AV-Anforderungen, Übergangsanweisungen, Backup-Pläne und alle zu sendenden Cue-Nachrichten.
Optionale Spalten können Raumzuweisung (für Multi-Track-Events), AV-Preset-Nummer, Livestream-Status (on/off air) und Sponsorenhinweise umfassen.
Beispiel-Run-of-Show: Halbtages-Konferenz
Hier ist ein vollständiger Run of Show für eine Halbtages-Konferenz mit etwa 300 Teilnehmern:
| Uhrzeit | Segment | Redner | Dauer | Anmerkungen |
|---|---|---|---|---|
| 08:30 | Registrierung & Kaffee | — | 30 Min. | Lobby offen, Beschilderung aufgestellt |
| 09:00 | Eröffnungsworte | Event-Moderator | 15 Min. | Begrüßung, Organisatorisches, Sponsoren |
| 09:15 | Keynote | Dr. Sarah Chen | 45 Min. | Inkl. 5 Min. Q&A |
| 10:00 | Pause | — | 20 Min. | Kaffeeservice, Sponsoren-Stände |
| 10:20 | Podiumsdiskussion | Moderator + 3 Panelisten | 40 Min. | 10 Min. Publikums-Q&A am Ende |
| 11:00 | Lightning Talks | 4 Redner x 8 Min. | 32 Min. | Auto-Advance zwischen Rednern |
| 11:32 | Mittagessen | — | 60 Min. | Catering im Hauptsaal |
| 12:32 | Workshop A | James Okafor | 90 Min. | Raum B, Hands-on |
| 14:02 | Pause | — | 15 Min. | Nachmittags-Erfrischungen |
| 14:17 | Fireside Chat | CEO + Interviewer | 30 Min. | Informelles Format, 2 Stühle auf der Bühne |
| 14:47 | Abschlussworte | Event-Moderator | 15 Min. | Sponsoren danken, nächstes Event ankündigen |
Ihren Ablaufplan in einen Live-Timer verwandeln
Ein Run of Show auf Papier oder in einer Tabellenkalkulation ist ein großartiges Planungswerkzeug, aber er ist statisch. Sobald Ihr Event beginnt, brauchen Sie etwas, das in Echtzeit herunterzählt und alle synchronisiert hält. Hier kommt StageTick ins Spiel.
StageTick ermöglicht es Ihnen, einen Raum mit individuellen Countdown-Timern für jedes Segment zu erstellen. Sie können Ihren Ablaufplan direkt importieren, und jede Zeile wird zu einem Timer mit der korrekten Dauer. Während des Events startet Ihr Operator den ersten Timer und die Show läuft von selbst — mit Auto-Advance, das automatisch zum nächsten Segment wechselt, Warnfarben, die Redner bei knapper Zeit alarmieren, und Cue-Nachrichten, die Echtzeit-Anweisungen auf die Bühne liefern.
Sie können auch mit einer unserer vorgefertigten Vorlagen für gängige Event-Formate wie Konferenzen, Panels, Workshops und Preisverleihungen starten. Jede Vorlage enthält sinnvolle Timer-Dauern und voreingestellte Cue-Nachrichten. Passen Sie die Dauern an, benennen Sie die Segmente um, und Sie sind bereit für den Live-Betrieb.
Tipps für einen guten Run of Show
- Pufferzeit einbauen. Fügen Sie 5–10 Minuten zwischen Sessions ein, um Überziehungen aufzufangen und Übergänge zu ermöglichen.
- Technische Cues aufnehmen. Notieren Sie, wann sich die Beleuchtung ändert, wann Folien wechseln und wann Musik spielt.
- Einen einzelnen Verantwortlichen pro Segment benennen. Selbst Pausen sollten jemanden haben, der dafür sorgt, dass der nächste Redner bereit ist.
- Versionskontrolle. Datieren Sie jede Überarbeitung und verteilen Sie Aktualisierungen an das gesamte Team. Lassen Sie niemanden mit einem veralteten Ablaufplan arbeiten.
- Eine gedruckte Sicherungskopie bereithalten. Technologie ist großartig, aber haben Sie immer eine Papierkopie am Tisch des Stage Managers.
Jetzt starten
Bereit, Ihren Event-Plan in einen live synchronisierten Countdown zu verwandeln? Registrieren Sie sich bei StageTick unter app.stagetick.io, importieren Sie Ihren Run of Show und führen Sie Ihr Event wie ein Profi durch.